Het initiatief voor een verzoek om arbitrage ligt bij één van beide partijen (kan dus ook partnergarage zijn) of de partijen samen. Globaal is het verloop als volgt:
- Je neemt contact op met de secretaris van de stichting Partnergarage (contactgegevens staan elders op de website vermeld) en bespreekt de kwestie en de intentie om een arbitrageprocedure te starten. Vervolgens krijg je instructies wat te doen;
- Je levert een brief met daarin de klacht of probleem en de eis of wens, inclusief beschrijving en onderbouwing in de vorm van kopieën van facturen, opdracht of correspondentie. De wederpartij ontvangt van ons een brief over de arbitrage, met een kopie van jouw brief;
- Alle correspondentie inzake de arbitrage verloopt via de secretaris van de arbitragecommissie. De secretaris zal zorgen voor distributie van alle correspondentie van en naar de arbitragecommissie en betrokken partijen, zodanig dat iedereen gedurende de arbitrage volledig op de hoogte is en zal blijven;
- Je leest en tekent het Huishoudelijk Reglement en stuurt het terug naar de secretaris van de arbitragecommissie;
- Je maakt conform het Huishoudelijk Reglement het bedrag van € 250,- (borg) alsook het betwiste bedrag over op de rekening van de Stichting Partnergarage Citroën ID/DS Club Nederland;
- De arbitragecommissie van de Stichting Partnergarage Citroën ID/DS Club Nederland stelt een geschillencommissie in. De geschillencommissie zal bestaan uit twee leden en een voorzitter, en ondersteund door een secretaris. Eén lid van deze geschillencommissie wordt door jou gekozen, het andere lid wordt gekozen door de wederpartij.
Nota bene: Je kiest voor de persoon in wiens oordeel jij vertrouwen hebt. Deze persoon verdedigt niet jouw belang; - De arbitragecommissie van de Stichting Partnergarage Citroën ID/DS Club Nederland levert een lijst met vijf namen van personen;
- De arbitragecommissie stelt beide partijen in staat te reageren op wat de wederpartij heeft gesteld;
- De geschillencommissie onderzoekt de kwestie met de door de partijen beschikbaar gestelde stukken en zo nodig ter plaatse met de auto en in aanwezigheid van beide partijen. Ook hier krijgen beide partijen de gelegenheid te reageren op elkaars uitspraken;
- De arbitragecommissie komt tot een voor beide partijen bindende uitspraak in de vorm van een vonnis. Dit vonnis wordt gedeponeerd ter griffie van de rechtbank;
- De afwikkeling van de kwestie is overeenkomstig de uitspraak van de arbitragecommissie. De administratieve en financiële afwikkeling vanuit de Stichting Partnergarage Citroën ID/DS Club zal binnen één week plaats vinden na de bindende uitspraak volgens instructies van de secretaris van de arbitragecommissie;
- Houdt een van de partijen zich niet aan het vonnis of weigert een partij het vonnis uit te voeren, dan kan de arbitragecommissie de rechtbank verzoeken die partij te verplichten het vonnis uit te voeren.
